No hay dos organizaciones iguales. Dependiendo de las necesidades de tu club deportivo, necesitarás reclutar a diferentes personas con distintas habilidades para ocupar puestos de responsabilidad.
En primer lugar, debes comprender las necesidades específicas de tu organización para encontrar a los mejores candidatos.
En segundo lugar, identifica los requisitos necesarios para cada puesto. Puede tratarse de una titulación específica como entrenador, experiencia en un rol similar o incluso la disponibilidad necesaria para gestionar las tareas.
Una vez que hayas definido estos factores, podrás empezar a crear un formulario de solicitud que podrás enviar a todos tus miembros, además de publicarlo en tu sitio web y redes sociales.
Tipos de puestos de voluntariado
Entrenadores y asistentes: responsables de dirigir los entrenamientos y los partidos, así como de fomentar el desarrollo mutuo.
Administrador web: responsable de las actividades del sitio web, así como del mantenimiento del contenido y el diseño.
Tesorero y administrador de pagos: responsable de la facturación, la gestión de suscripciones y la revisión de los ingresos.
Programador: responsable de registrar los partidos del club y gestionar los recursos.
Responsable de bienestar: encargado de garantizar la seguridad de los niños en el club.
Comité y recaudación de fondos: responsables de la toma de decisiones, la generación de ingresos y la estrategia a largo plazo.
Crea tu formulario
Aunque tu formulario será específico para tu club, habrá ciertos datos fundamentales que serán universales.
El formulario debe mantener un equilibrio: debe recopilar toda la información necesaria, pero sin ser tan extenso que se convierta en un obstáculo para los interesados.
1. Crea el formulario
Para crear un formulario en 360Player, haz clic en Registrations (Registros) y luego en Create (Crear).
Introduce un título y crea una categoría llamada «Applications» (Solicitudes).
Añade una descripción del formulario para que el solicitante conozca un poco más sobre el puesto al que aspira, el horario requerido y la fecha de inicio prevista.
Incluir un archivo adjunto con un folleto, el logotipo del club o elementos de marca es una excelente forma de darle un aspecto profesional a tu formulario.
2. Añadir campos al formulario
A continuación, añade todos los campos de datos que necesites recopilar en el formulario. Puedes incluir «campos predeterminados» o «preguntas personalizadas» específicas para este formulario.
Información personal
Empieza por la información personal que necesites del solicitante.
· Nombre completo
· Fecha de nacimiento
· Información de contacto (incluyendo número de teléfono y dirección de correo electrónico)
Experiencia y cualificaciones
Descubre qué puestos anteriores los hacen aptos para este rol o qué cualificaciones poseen que sean relevantes. Esto puede presentarse mediante opciones de selección única o múltiple, como:
¿Qué titulaciones de entrenador posees?
¿Cuántos años de experiencia tienes en contabilidad deportiva?
¿Tienes un certificado de primeros auxilios vigente?
Las preguntas adicionales que debas incluir dependerán de tu organización, pero podrían ser aspectos como:
· Disponibilidad
· Motivo de la solicitud
· Área de especialización
· Puesto de trabajo actual
· Contactos de emergencia
3. Añadir productos
Al trabajar con inscripciones en 360Player, puedes añadir productos que los usuarios deberán comprar de forma obligatoria u opcional al enviar el formulario; sin embargo, para nuestro formulario de voluntarios, puedes dejar esta sección vacía.
4. Correo electrónico de confirmación
Cuando un usuario envía un formulario de registro, recibirá un correo electrónico para confirmar que el proceso se ha completado. Utilízalo para agradecer al solicitante su interés y proporcionar un plazo estimado sobre los próximos pasos que tomará la organización para revisar la solicitud y responder.
5. Visibilidad
Los formularios pueden ponerse a disposición de diferentes maneras, ya sea abiertos a todo el mundo u ocultos. Para este formulario de voluntariado, deberás decidir si quieres que solo se inscriban los miembros de tu club o si cualquier persona del público general puede hacerlo.
Configurarlo como "Público" es una buena forma de ampliar el alcance para atraer a posibles voluntarios.
6. Disponibilidad
Mientras trabajas en el formulario y lo adaptas a tus necesidades, es mejor mantenerlo en estado de "Borrador" para que nadie lo rellene antes de su lanzamiento. Una vez que hayas ajustado cada elemento, añadido todos los campos y la imagen de marca, podrás cambiarlo a "Abierto".
Configura el formulario como "Requiere una cuenta de 360Player" a menos que quieras que un usuario externo a la organización lo rellene como invitado.
Compartir tu formulario
Una vez que esté abierto, copia la URL del formulario y publícala en tus redes sociales para atraer la atención externa. Anima a todos los miembros del club a compartirla para generar tráfico hacia el formulario y conseguir la mayor difusión posible.
Internamente, gracias a la función de formulario integrado, también puedes añadir esa URL a una publicación en el muro del club para crear un enlace directo que los miembros puedan visitar desde la aplicación. Esto enviará una notificación push a tus miembros para que accedan a la app, lean sobre los puestos de voluntariado y, con suerte, se animen a inscribirse.
También puedes añadirlo directamente a tu sitio web mediante un botón que redirija al formulario activo.
Gestión de solicitudes
Tu formulario ya está activo, generando interés tanto dentro como fuera del club, y ahora tienes muchas solicitudes que revisar.
Haz clic en "Registros" y busca el formulario que has creado.
Haz clic en "Solicitudes" y encontrarás a todos los usuarios que se han inscrito junto con todos los datos que has solicitado.
Puedes filtrar esas respuestas para encontrar a los mejores candidatos para el puesto y comunicarte con cada uno de ellos a través de la plataforma para organizar una reunión presencial y hablar sobre el cargo con más detalle.
¡Gracias a todas estas automatizaciones, encontrar voluntarios que puedan usar 360Player para desempeñar sus funciones de manera eficiente es muy sencillo!
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