Inga organisationer är den andra lik. Beroende på din idrottsförenings behov vill du rekrytera olika personer med olika kompetenser till ansvarsområden.
Först och främst måste du förstå din organisations specifika behov för att hitta de bästa kandidaterna.
För det andra, identifiera vilka krav de måste uppfylla för den aktuella rollen. Det kan handla om en specifik tränarutbildning, erfarenhet från en liknande roll eller helt enkelt tillgänglighet för att hantera arbetsuppgifterna.
När ni är överens om dessa faktorer kan ni börja bygga ett ansökningsformulär som kan skickas ut till alla era medlemmar, samt läggas till på er webbplats och i sociala medier.
Typer av volontärroller
Tränare och assisterande tränare – Ansvarar för att leda träningar och matcher, men även för att utveckla varandra.
Webbadministratör – Ansvarar för webbplatsens aktiviteter, underhåll av innehåll och design.
Kassör och betalningsansvarig – Ansvarar för fakturering, hantering av prenumerationer och uppföljning av intäkter.
Schemaläggare – Ansvarar för att lägga in klubbens matcher och hantera resurser.
Trygghetsansvarig – Ansvarar för att säkerställa barnens trygghet i föreningen.
Styrelse och insamling – Ansvarar för beslutsfattande, intäktsgenerering och långsiktig strategi.
Skapa ditt formulär
Ditt formulär kommer att vara unikt för din förening, men det finns vissa avgörande uppgifter som är universella.
Formuläret bör vara balanserat så att du får all information du behöver, utan att det blir så långt att det avskräcker personer från att ansöka.
1. Skapa formuläret
För att skapa ett formulär i 360Player, klicka på Registreringar och sedan på Skapa.
Ange en titel och skapa en kategori som heter ”Ansökningar”.
Lägg till en beskrivning av formuläret som ger den sökande lite information om rollen de ska söka, vilka tider de behöver vara tillgängliga och förväntat startdatum.
En bifogad fil med en flyer, klubblogotyp eller grafisk profil är en utmärkt funktion för att få formuläret att se professionellt ut.
2. Lägg till formulärfält
Därefter lägger du till alla datafält som du vill samla in via formuläret. Du kan lägga till ”standardfält” eller ”anpassade frågor” som är specifika för just detta formulär.
Personuppgifter
Börja med de personuppgifter du behöver från den sökande.
· Fullständigt namn
· Födelsedatum
· Kontaktuppgifter (inkl. telefonnummer, e-postadress)
Erfarenhet och kvalifikationer
Ta reda på vilka tidigare roller de haft som gör dem kvalificerade för den här tjänsten, eller vilka relevanta kvalifikationer de besitter. Detta kan göras via alternativ för enkelval eller flerval, som till exempel:
Vilka tränarkvalifikationer har du?
Hur många års erfarenhet har du av idrottsekonomi?
Har du ett giltigt första hjälpen-certifikat?
Exakt vilka andra frågor du behöver lägga till beror på din organisation, men det kan inkludera saker som:
· Tillgänglighet
· Motivering till ansökan
· Expertområde
· Nuvarande yrkesroll
· Nödkontakter
3. Lägg till produkter
När du arbetar med registreringar i 360Player kan du lägga till produkter som kan vara obligatoriska eller valfria för användare att köpa vid inskickning, men för vårt volontärformulär kan du lämna detta område tomt.
4. Bekräftelse via e-post
När en användare skickar in ett registreringsformulär får de ett e-postmeddelande som bekräftar att registreringen är klar. Använd detta för att tacka den sökande för visat intresse och ge en tidsram för när organisationen kommer att gå igenom ansökan och återkoppla.
5. Synlighet
Formulär kan göras tillgängliga på flera olika sätt, antingen öppna för alla eller dolda. För detta volontärformulär behöver du bestämma om du bara vill att dina klubbmedlemmar ska kunna ansöka, eller om vem som helst i allmänheten ska kunna göra det.
Att ställa in detta som ”Offentligt” är ett bra sätt att nå ut till fler potentiella volontärer.
6. Tillgänglighet
Medan du arbetar med formuläret och anpassar det är det bäst att behålla det som ett ”Utkast” så att ingen fyller i det innan du har lanserat det. När du har finjusterat varje element, lagt till alla fält och varumärkesprofilering kan du ändra status till Öppet.
Ställ in formuläret på ”Kräv ett 360Player-konto” om du inte vill att en användare utanför organisationen ska kunna fylla i det som gäst.
Dela ditt formulär
När formuläret är öppet kopierar du webbadressen och publicerar den i dina sociala medier för att få extern uppmärksamhet. Uppmuntra alla klubbmedlemmar att dela inlägget vidare för att driva trafik till formuläret så att du får största möjliga spridning.
Internt kan du använda funktionen för inbäddade formulär och lägga till webbadressen i ett inlägg på klubbens vägg. Det skapar en smidig klickbar länk som medlemmarna kan använda direkt i appen. Detta skickar en pushnotis till medlemmarna så att de kan klicka sig in i appen, läsa om volontäruppdragen och förhoppningsvis själva ansöka.
Du kan även lägga till länken direkt på din webbplats bakom en knapp som omdirigerar till det aktiva formuläret.
Hantera ansökningar
Nu är ditt formulär live och skapar intresse både internt och externt, och du har förhoppningsvis många ansökningar att gå igenom.
Klicka på ”Registreringar” och leta upp formuläret du har skapat.
Klicka på ”Ansökningar” så hittar du alla användare som har ansökt, tillsammans med all information du har efterfrågat.
Du kan filtrera svaren för att hitta de bästa kandidaterna för rollen och sedan kommunicera med var och en direkt på plattformen för att boka ett möte och diskutera uppdraget vidare.
Med alla dessa automatiserade funktioner är det otroligt enkelt att hitta volontärer som sedan kan använda 360Player för att utföra sina uppgifter effektivt!
